Retrouver la commande et le service rendu
Rassembler le devis accepté, la facture et la pièce « convention d’accueil en résidence ». Vérifier le fournisseur, le destinataire, la période, les unités réalisées et les conditions prévues. Une référence interne au projet simplifie le rapprochement sans remplacer les mentions obligatoires.
Isoler un écart de quantité
Exemple hors taxes : la commande prévoit 3 unités à 1 200 € et la facture en présente 4 pour 4 800 €. L’écart est de 1 200 €. Demander le détail de l’unité en plus et rechercher son accord écrit avant d’accepter ou de contester la ligne.
Classer la décision
Un écart peut découler de cette situation : l’hébergement annoncé ne couvre pas tout l’effectif. Lister les nuitées par personne et confirmer la prise en charge des repas et des trajets. Relier la réponse du fournisseur, la facture corrigée ou l’avenant au dossier et distinguer ce qui reste contesté.