Figer les éléments de comparaison
Reprendre le budget signé, la quantité de référence (3, unité : semaine) et les achats restant à facturer. Joindre la pièce « convention d’accueil en résidence » pour vérifier ce qui a vraiment été livré. Garder les dépenses de lancement dans une colonne distincte.
Décomposer l’écart
Exemple : le budget variable était de 3 × 1 200 €. Avec 4 unités facturées 1 210 € chacune, le dépassement de 1 240 € se décompose en 1 200 € d’effet volume et 40 € d’effet prix. Cette distinction permet de renégocier le bon poste sur la production suivante.
Transformer le constat en décision
Rechercher si l’écart est lié au fait suivant : l’hébergement annoncé ne couvre pas tout l’effectif. Lister les nuitées par personne et confirmer la prise en charge des repas et des trajets. Inscrire dans le bilan une décision pour le prochain projet, le nom du responsable et le document qui permettra de contrôler son application.