Retrouver la commande et le service rendu
Rassembler le devis accepté, la facture et la pièce « devis traiteur avec effectif minimum ». Vérifier le fournisseur, le destinataire, la période, les unités réalisées et les conditions prévues. Une référence interne au projet simplifie le rapprochement sans remplacer les mentions obligatoires.
Isoler un écart de quantité
Exemple hors taxes : la commande prévoit 100 unités à 32 € et la facture en présente 101 pour 3 232 €. L’écart est de 32 €. Demander le détail de l’unité en plus et rechercher son accord écrit avant d’accepter ou de contester la ligne.
Classer la décision
Un écart peut découler de cette situation : le client réduit les invitations après l’achat des denrées. Faire préciser la date de dernier ajustement et les frais déjà engagés. Relier la réponse du fournisseur, la facture corrigée ou l’avenant au dossier et distinguer ce qui reste contesté.