Figer les éléments de comparaison
Reprendre le budget signé, la quantité de référence (100, unité : invité) et les achats restant à facturer. Joindre la pièce « devis traiteur avec effectif minimum » pour vérifier ce qui a vraiment été livré. Garder les dépenses de lancement dans une colonne distincte.
Décomposer l’écart
Exemple : le budget variable était de 100 × 32 €. Avec 101 unités facturées 42 € chacune, le dépassement de 1 042 € se décompose en 32 € d’effet volume et 1 010 € d’effet prix. Cette distinction permet de renégocier le bon poste sur la production suivante.
Transformer le constat en décision
Rechercher si l’écart est lié au fait suivant : le client réduit les invitations après l’achat des denrées. Faire préciser la date de dernier ajustement et les frais déjà engagés. Inscrire dans le bilan une décision pour le prochain projet, le nom du responsable et le document qui permettra de contrôler son application.