Retrouver la commande et le service rendu
Rassembler le devis accepté, la facture et la pièce « bordereau des sources et minutages ». Vérifier le fournisseur, le destinataire, la période, les unités réalisées et les conditions prévues. Une référence interne au projet simplifie le rapprochement sans remplacer les mentions obligatoires.
Isoler un écart de quantité
Exemple hors taxes : la commande prévoit 12 unités à 350 € et la facture en présente 13 pour 4 550 €. L’écart est de 350 €. Demander le détail de l’unité en plus et rechercher son accord écrit avant d’accepter ou de contester la ligne.
Classer la décision
Un écart peut découler de cette situation : un ayant droit limite la durée ou les territoires. Reporter chaque restriction dans le tableau d’exploitation et chercher un extrait substituable. Relier la réponse du fournisseur, la facture corrigée ou l’avenant au dossier et distinguer ce qui reste contesté.