Retrouver la commande et le service rendu
Rassembler le devis accepté, la facture et la pièce « contrat de chaque salle ». Vérifier le fournisseur, le destinataire, la période, les unités réalisées et les conditions prévues. Une référence interne au projet simplifie le rapprochement sans remplacer les mentions obligatoires.
Isoler un écart de quantité
Exemple hors taxes : la commande prévoit 7 unités à 530 € et la facture en présente 8 pour 4 240 €. L’écart est de 530 €. Demander le détail de l’unité en plus et rechercher son accord écrit avant d’accepter ou de contester la ligne.
Classer la décision
Un écart peut découler de cette situation : une date est déplacée à l’autre bout du parcours. Recalculer kilomètres, hébergement et disponibilité du groupe sur l’itinéraire réel. Relier la réponse du fournisseur, la facture corrigée ou l’avenant au dossier et distinguer ce qui reste contesté.