Figer les éléments de comparaison
Reprendre le budget signé, la quantité de référence (60, unité : participant) et les achats restant à facturer. Joindre la pièce « état des chambres confirmé » pour vérifier ce qui a vraiment été livré. Garder les dépenses de lancement dans une colonne distincte.
Décomposer l’écart
Exemple : le budget variable était de 60 × 95 €. Avec 61 unités facturées 105 € chacune, le dépassement de 705 € se décompose en 95 € d’effet volume et 610 € d’effet prix. Cette distinction permet de renégocier le bon poste sur la production suivante.
Transformer le constat en décision
Rechercher si l’écart est lié au fait suivant : l’effectif baisse après la date de rétrocession des chambres. Comparer le contingent garanti, les chambres libérables et les conditions de rétrocession. Inscrire dans le bilan une décision pour le prochain projet, le nom du responsable et le document qui permettra de contrôler son application.