Retrouver la commande et le service rendu
Rassembler le devis accepté, la facture et la pièce « état des chambres confirmé ». Vérifier le fournisseur, le destinataire, la période, les unités réalisées et les conditions prévues. Une référence interne au projet simplifie le rapprochement sans remplacer les mentions obligatoires.
Isoler un écart de quantité
Exemple hors taxes : la commande prévoit 60 unités à 95 € et la facture en présente 61 pour 5 795 €. L’écart est de 95 €. Demander le détail de l’unité en plus et rechercher son accord écrit avant d’accepter ou de contester la ligne.
Classer la décision
Un écart peut découler de cette situation : l’effectif baisse après la date de rétrocession des chambres. Comparer le contingent garanti, les chambres libérables et les conditions de rétrocession. Relier la réponse du fournisseur, la facture corrigée ou l’avenant au dossier et distinguer ce qui reste contesté.