Retrouver la commande et le service rendu
Rassembler le devis accepté, la facture et la pièce « bon de commande de l’exposant ». Vérifier le fournisseur, le destinataire, la période, les unités réalisées et les conditions prévues. Une référence interne au projet simplifie le rapprochement sans remplacer les mentions obligatoires.
Isoler un écart de quantité
Exemple hors taxes : la commande prévoit 35 unités à 140 € et la facture en présente 36 pour 5 040 €. L’écart est de 140 €. Demander le détail de l’unité en plus et rechercher son accord écrit avant d’accepter ou de contester la ligne.
Classer la décision
Un écart peut découler de cette situation : un exposant annule après impression de la signalétique. Isoler la signalétique réutilisable et le mobilier engagé auprès du loueur. Relier la réponse du fournisseur, la facture corrigée ou l’avenant au dossier et distinguer ce qui reste contesté.