Figer les éléments de comparaison
Reprendre le budget signé, la quantité de référence (120, unité : couvert) et les achats restant à facturer. Joindre la pièce « état des repas commandés » pour vérifier ce qui a vraiment été livré. Garder les dépenses de lancement dans une colonne distincte.
Décomposer l’écart
Exemple : le budget variable était de 120 × 28 €. Avec 121 unités facturées 38 € chacune, le dépassement de 1 238 € se décompose en 28 € d’effet volume et 1 210 € d’effet prix. Cette distinction permet de renégocier le bon poste sur la production suivante.
Transformer le constat en décision
Rechercher si l’écart est lié au fait suivant : les réservations de dernière minute dépassent le stock. Distinguer les inscriptions payées, les invités et les repas des équipes techniques. Inscrire dans le bilan une décision pour le prochain projet, le nom du responsable et le document qui permettra de contrôler son application.