Retrouver la commande et le service rendu
Rassembler le devis accepté, la facture et la pièce « état des repas commandés ». Vérifier le fournisseur, le destinataire, la période, les unités réalisées et les conditions prévues. Une référence interne au projet simplifie le rapprochement sans remplacer les mentions obligatoires.
Isoler un écart de quantité
Exemple hors taxes : la commande prévoit 120 unités à 28 € et la facture en présente 121 pour 3 388 €. L’écart est de 28 €. Demander le détail de l’unité en plus et rechercher son accord écrit avant d’accepter ou de contester la ligne.
Classer la décision
Un écart peut découler de cette situation : les réservations de dernière minute dépassent le stock. Distinguer les inscriptions payées, les invités et les repas des équipes techniques. Relier la réponse du fournisseur, la facture corrigée ou l’avenant au dossier et distinguer ce qui reste contesté.