Retrouver la commande et le service rendu
Rassembler le devis accepté, la facture et la pièce « bordereau du duplicateur ». Vérifier le fournisseur, le destinataire, la période, les unités réalisées et les conditions prévues. Une référence interne au projet simplifie le rapprochement sans remplacer les mentions obligatoires.
Isoler un écart de quantité
Exemple hors taxes : la commande prévoit 150 unités à 3 € et la facture en présente 151 pour 453 €. L’écart est de 3 €. Demander le détail de l’unité en plus et rechercher son accord écrit avant d’accepter ou de contester la ligne.
Classer la décision
Un écart peut découler de cette situation : des exemplaires de promotion sont pris sur le tirage. Tenir un état des exemplaires vendus, promotionnels, défectueux et restant en stock. Relier la réponse du fournisseur, la facture corrigée ou l’avenant au dossier et distinguer ce qui reste contesté.